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忘年会に参加する人数を確認しよう

忘年会に参加する人数を確認しよう

忘年会の幹事を任されると何かと慌ただしくなるものです。

自身の仕事も年末の忙しい時期とあって、幹事業はスピーディーに済ませたいものですね。

しかし最初のコンタクトになる案内文。失礼がなく、わかりやすく伝えるポイントをご紹介します!

出席確認の内容は明確にわかりやすく!

この出席確認で少々時間を取られると思いますが、その中でも皆様が早く返信してくれそうな、わかりやすい案内で誘導しましょう!

忘年会の出席確認のポイント

出席確認の場合、本文の内容は以下が基本!!

1)日時
2)場所 ※駅近など大まかな場所を記載する
3)会費
4)出欠の返信期限
5)出欠のご回答はこちらから:メールアドレス

出欠案内確認では、忘年会の細かい情報をそこまで入れる必要はありません。先に忘年会の案内メールを送っておくか、または出欠確認を取ったあとで詳しい場所やキャンセル料の件、企画や余興などの細かい情報を送るほうがいいでしょう。まずは出欠確認なので日時、大まかな場所、費用をわかりやすく箇条書きにして、返信の連絡先やアドレスを入れておくだけでいいでしょう。

人数確認のポイント!

《POINT!! 締め切りは明確に》

だいたい1週間前後を目安に。
あまり早すぎると、忙しい人は返信できませんし、あまり遅すぎると返信を忘れる人も出てきます。

上司には早めの連絡を

上司は開催連絡の前に、先に都合を伺っておくのがスマート。
上司の予定を優先して忘年会の日程を決め、それからみんなの出欠を取るとスムーズにいくでしょう。

《POINT!! 上司へのヒアリング》

・上司が出席可能な日
・招待するべき人がいるか
・お店のリクエスト

いままでの社内の流れもありますので、先輩などから以前の忘年会の内容を確認しておくべきでしょう。 お店の予約にも支障をきたすので、あくまでも余裕をもって行うといいですね!まだまだ準備は序章です。「○○に任せて良かった!」と思われるような忘年会にしましょう!

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